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退職する人からメールが来たら返信するの?返信不要とあったらどうすればいい?同僚なら?

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一緒に机を並べて働いてきた、同僚や上司の退職。

突然、退職を知らせるようなメールが来たら驚きを隠せないし、そのメールに対してもどう対応していいのか戸惑うことでしょう。

今回は、このような状況ではどうしたらいいのかなどの対処法や退職者への対応についてご紹介したいと思います。

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退職する人からメールがきたら返信するの?

                   

お世話になった取引先や、同じ会社の同僚などから退職するにあたっての報告・挨拶メールが来る場合が最近増えてきました。

取引先の場合は、自分にだけ特別に送信したわけではなく、関係者のほとんどに一斉に送信しているものと考えられます。

事務的な文面であれば間違いなくそうでしょう。

「この度、私○○は私事都合により、●月●日を持ちまして△△社を退職することになりました。在職中は大変お世話になりありがとうございました。」

このような退職を表す内容は社会人としての最低限のマナーとして、関わった人に送信します。

返信については、退職者と自分の関係を考慮して送信します。

特に親交が深い時や、仕事上でも何度も会っていた時などはメールが届いてからなるべく早く送信するようにしましょう。

名刺交換程度の関係なら、返信しなくても失礼にはあたらないので義務ではありません。

ただし、同じ社内の人が退職する際は返信したほうがいいでしょう。

親交の深さがそれほどでなくとも、同じ会社で働いた仲間です。

必ず自分の言葉で、相手の退職理由なども考慮して長い文章は避けて、激励の言葉などを添えるといいと思います。

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退職する人からのメールに返信不要とあったらしなくていいの?

この場合は送ってくれた方の気持ちを考えます。

取引先との関係性がどの程度であろうと、自分の都合で送信したメールに返信していただくのは手間になるので控えます、という意味合いで書いていると判断しましょう。

退職のメールに限らず「返信不要」と文末に書かれてある、ビジネスメールもよく受け取ります。

でも不要とあっても形式上のことと考え、メールを確かに受けとって確認したという内容のメールを返信するのがビジネス上のマナーなのです。

かしこまった内容や、長い文章である必要はないのです。

いただいた情報を自分が確認したという旨を伝えれば、先方も安心できるということです。

返信不要という言葉には、実にいろいろな意味が込められています。

本当にいらないので、もらっても必要がないという趣旨のものから、気遣いというものまでいろいろあります。

人としてのマナーとして、いただいたものには返すという常識の気持ちを忘れないで、送る場合は華美にならないような文面を送るのがいいでしょう。

退職のメールの返信は同僚ならしたほうがいい?

同じ社内であれば、メールを受け取ってから正式な退職日をすぐに確認しましょう。

そのうち返信しようと考えているうちに、相手のパソコンが使えなくなっていたり、すでに退職していて連絡がとれなくなるということになりかねません。

そして、なるべく早めにメールの返信をします。

退職の理由によって書き方もあるのですが、理由がはっきりしていて触れても迷惑にならないのであればそのことにも対してもお礼や感謝の言葉を必ず入れましょう。

理由が不明のままなら問いただすようなことはせずに、感謝の気持ちや思い出、これからの活躍を期待するような文面が望ましいですね。

万が一退職者のパソコンにメールが届かなかった場合は、連絡先が解れば後日ハガキにてメッセージを送るのもいいでしょう。

連絡先が不明な場合は、もしかしたら連絡をしてほしくない理由があるかもしれないのでそっとしておいても失礼ではないと思います。

同じ社内のことですから、退職を知らせるメールに関しては必ず返信すべきですが、相手を思いやる気持ちを持って返信することが大事ですね。

まとめ

取引先や同じ会社の社員の退職について触れてきました。

結論としては、返信不要と添えてあってもいただいたことにはお返しをするということです。

ただし、取引先に関しては自分だけに来たのなら必ず返しますが多くの関係者に送信したかもしれないという前提で相手との関わり具合を考えて返信しましょう。

どちらにしても、去っていく人に感謝と今後の活躍を期待する気持ちを持つことが大事です。

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