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同窓会の幹事の段取りと注意点は?当日何に気をつければいい?

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久しぶりに学生時代の仲間と会うことは、とても楽しみなのものです。

たくさんの友人たちと会える、楽しい会にしようと思うと、簡単にできるものではなく、幹事さんはやるべきことがたくさんあります。

同窓会を開催して、成功させることができるようにするにはどのような段取り、注意すべき点があるのでしょうか?

まずは、事前準備、当日に流れについてお伝えしていきたいと思います。

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同窓会の幹事の段取りは?

気の合った友人との飲み会ではないので、同窓会を開催するには事前の準備が大切です。

まずは、幹事集めからスタートです。

どのような規模の同窓会であっても、同窓会参加者を募ったり、名簿を作ったり、会場の予約や企画を考えたりと、幹事が一人では負担が大きすぎて、無理です。

そこで、最低でも2~3人の幹事、同窓会の規模が大きい場合はサブの幹事まで集めることから始めましょう。

いろんなクラス、部活から幹事役をお願いできると、連絡調整がスムーズにできます。

自分の友人だけで幹事役をまとめてしまうより、交友関係の広い人、男性女性、いろんなクラス、部活も交えることで、よりスムーズに多くの同窓生を集めることができます。

次に、同窓会の日程を決めます。

準備に余裕を持つために、少なくとも3~4か月前から会場の予約などを始めていきます。

開催日はゴールデンウイーク、お盆などの連休に合わすと集まりやすくなります。

開催日、会場が決まったら、会費を決めます。

会費は飲食費だけではなく、案内状の作成、郵送代、会場費、記念撮影の写真代などさまざまな費用がかかっていることに注意して、会費を設定していきます。

続いて、同窓会の参加者集めです。

一般的には同窓会の案内は郵送で行います。

その際に返信がこない、転居先不明で戻ってくるということが多々あります。

幹事の間で連絡を取り、直接本人に電話するなどの方法で参加者を募っていきます。

時間がかかかる地道な作業ですが、参加者を募ることも幹事の大切な仕事です。

そして、当日の司会進行が大きな役割となります。

さらに、当日の二次会の準備も必要なことです。

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同窓会の幹事をするときの注意点は?

同窓会は参加人数を確認したところで、会場を予約しようとすると間に合わなくなってしまいます。

見込み参加人数で会場を抑えることになります。

広すぎず、狭すぎない会場で、柔軟に対応してもらえる施設・お店を選ぶことが大切になってきます。

また、会費設定も食事代分のみにしてしまいがちですが、案内送付、会場費、会場で使用する映像機器などの設備費、記念撮影の費用などがかかります。

突然当日キャンセルが出る可能性もあるので、さまざまなアクシデントに対応できるよう、会費は若干高めに設定しておくといいです。

余った場合は、二次会の会費にもできます。

同窓会の幹事が当日することは?

同窓会当日は、会進行の最終確認と会場の音響チェック、受付準備などのためなるべく早めに会場入りします。

まずは、受付での会費徴収が大事な仕事となります。

会開始前に回収しないと、途中退席する人もいるので回収不能となってしまうので注意しましょう。

一般的な同窓会の進行スケジュールの例として
①開会の挨拶(5分程度)

②乾杯の音頭

③会食と歓談(1時間~1時間半程度)

④恩師からの言葉、恩師への挨拶

⑤閉会の挨拶(3分程度)

⑥全体での写真撮影

以上が同窓会の基本的なスケジュールとなります。

同窓会では、久々の再会、会話を楽しむのがメインとなります。

余興を入れるより、会食、歓談の時間をたっぷりと取っておくほうがいいです。

まとめ

同窓会の幹事の仕事は、細かい作業が多く、時間もかかり、本当に大変です。

この作業に手を抜かず、きちんと行うことが同窓会の成功につながります。

同窓会終了後、「幹事さん、ご苦労様。本当に楽しかった。ありがとう!」の言葉が幹事にたくさん寄せられます。

この言葉が、幹事さんへの何よりのご褒美です。

幹事同士の協力で、ぜひ思い出に残る楽しい同窓会にして下さい。

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