手軽な連絡手段として浸透しているメールですが、訃報の第一報をメールでもらうこともあろうかと思います。
ここでは、訃報の連絡をメールでもらった場合、それに対してどうやって返事をしたらいいか、ということについてメールでの返信の仕方等について紹介します。
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訃報のメールの返信の仕方は？
訃報の第一報をメールで受け取ったとき、どのように返信すればよいか迷う人が多いかと思います。
失礼な文章にならないよう、また遺族の気持ちに配慮した文面にする必要があります。
訃報のメールを確認した場合、まずは電話をすることが一番良い方法かと思います。
電話の場合には、「先ほどメールいただきましたが、突然のことで驚いて電話しました。」
ということからお話しするとよいでしょう。
その際に、通夜や葬儀への参列等について確認するとよいかと思います。
メールで返信する場合は、事柄を端的に整理して返信しましょう。
まずは、突然の連絡を受けて驚いたことを伝え、お悔やみ申し上げる、という一言を添えましょう。
相手が仕事上のことを気にしている場合には、必要な処理や業務の対応はこちらでするので、いまはそちらのことを第一に考えるよう、遺族の負担を少しでも減らせるような配慮をしてください。
返信の文面は、連絡を受けた方との関係や立場にもよりますので、これ、といった決まった文章があるものではありません。
相手の立場に立って、どのような言葉だと助かるのか、どのような言葉だと不快に感じないか、ということを考えて返信するようにしてください。
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訃報のメールの件名は？
返信するときのメールの件名は、いただいたメールの返信として「Re：○○○」としてもよいでしょう。
訃報の第一報をメールでするときには、メールの件名がない場合も多いかと思います。
その場合には、「先ほどご連絡いただきました件」というように、誰が亡くなったか、など直接的な言葉を使わないよう、件名としては少し濁した言い回しのほうが良いでしょう。
遺族にとっては、まだ気持ちの整理もできていない状態ではないかと思いますので、それを文章に、それもメールの件名してしまうと、無理やり気持ちを整理させられているように感じてしまうかもしれません。
故人を失ったことは、いずれ整理せざるをえないことではありますが、それには少し時間がかかるものです。
故人を失った直後であれば、遺族は非常にデリケートな精神状態かと思います。
何を言っても悲しい気持ちばかりが先に立ってしまうこともあります。
ささいなことだと思っていても、それが心に響いてしまうこともありますので、件名もそうですが、メールの文面は、遺族の気持ちに配慮した、気遣ったものとしましょう。
弔電のお礼のメールが届いたときの返信はどうすればいい？
訃報を知って通夜や告別式に参列できないことから、急ぎ弔電を打つこともあるでしょう。
弔電を受け取ったご遺族は、葬儀等が済み次第、弔電を頂いた方に対して「弔電を頂いたことに対する御礼」「葬儀等が滞りなく済んだこと」「前の故人に対する厚情への感謝の言葉」を記したお礼状を送ります。
それは、弔電という丁寧な形で受け取ったお悔やみの気持ちに対して、丁寧にお礼の気持ちを伝えるためですので、お礼状を送るというのがマナーであるからです。
ですが、親族を亡くしたばかりでの葬儀等の準備、故人の遺品等の整理や役所等への届け出、その他諸々の事項で忙しい場合には、取り急ぎ、という形でお礼のメールが送られてくる場合もあります。
その場合には、忙しい中連絡を頂いたことに対して、ご遺族の気持ちに寄り添った文面で返信しましょう。
このとき、「ありがとう」という感謝の気持ちを表すのはＮＧです。
具体的には、次のような文面としてはいかがでしょうか。
「この度は、ご丁寧にご連絡いただき恐縮です。
皆様の御心中をお察しします。
何かお役に立てることがございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
まだ寒い日が続きますので、どうぞご自愛ください。」
まとめ
訃報の連絡、弔電のお礼をメールで頂いた場合の返信の仕方について紹介しました。
参考になりましたら幸いです。
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