ビジネスにおいては、メールに資料を添付することが多々あります。
簡易な資料のやり取りのほかに、確認のため正式文書の写しを送付したり、問い合わせ内容を文書して提出したり、やりとりの内容は様々ですが、受け取ったことについて返信するシーンがあります。
ここでは、ビジネスメールにおける資料の受け取りを示す言葉について説明します。
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ビジネスメールで受領と拝受の違いは？
ビジネスメールにおいて使用される言葉として、「受領」や「拝受」といった言葉があります。
いずれも、「受け取りました。」という意味であることには変わりありませんが、「受領」「拝受」いずれも、正式な書類、重要な書類や物品を受け取ることをいみしますので、日常会話で使用することはほとんどないでしょう。
では、「受領」と「拝受」の違いは何なのでしょうか。
漢字をみると分かりますが、「拝受」には「拝」という文字が用いられており、へりくだった意味をもつ漢字が使用されています。
つまり、「拝受」とは「受領」の謙譲語なのです。
「資料を受領しました。」というよりも「資料を拝受しました。」としたほうが、より丁寧な表現となります。
「拝受」という言葉は、書類や物品のほかに、気持ちのような精神的なものにも使うことができますので、まずは言葉として覚えておくとよいですね。
やや堅苦しい印象を受けますので、若い世代の人はあまり使わないかもしれませんが、中高年の方はよく使う表現ですので、覚えておくと良いでしょう。
また意味や使い方を覚えて使用すると、印象がよくなる場合もあります。
ビジネスメールで受け取りましたではダメなの？
正式な資料などを受け取ったときには、「確かに受領いたしました。」「拝受いたしました。」と表現することが多くあります。
ビジネスメールにおける、「受領」「拝受」の意味の違いについては、前述のとおりですが、「受け取りました。」ではだめなのでしょうか。
そんなことはありません。
慣れないうちは、「受領」や「拝受」といった言葉に違和感を覚えるでしょうから、使用に違和感のない、「受け取りました。」としても構いません。
受け取ったことを示す言葉としては、「受け取りました。」という表現は、最もシンプルで分かりやすい言葉でしょう。
まれに、「お受け取りいたしました。」や「受け取らせていただきました。」という表現をする人がいます。
これらの表現方法ではへりくだりすぎている印象を与えますので、これらの言葉に限らず謙譲語を多用しすぎないよう気をつけましょう。
自分が使用する言葉には、自らの気持ちが反映され、また自分の言葉に責任を持つことにつながります。
また、相手からの信頼にもつながるものですので、言葉を選ぶときには、責任を持って使用するようにしましょう。
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ビジネスメールで査収の使い方は？
さて、ビジネスメールにおいて、「査収」という言葉が使われることがあります。
「査収」の意味は、物品や書類等を良く調べて受け取ること、という意味があります。
前述の言葉の意味と同じように見えますが、「査収」とは受け取る側が使用する言葉ではありません。
やりとりの例としては、「先日お問い合わせいただきました件、添付のとおり書類を作成いたしました。本書につきましては、別途郵送いたします。ご査収の程よろしくお願いいたします。」に対して、「資料のご送付をありがとうございます。本日、確かに受領いたしました。」といったものでしょうか。
つまり、「ご査収ください。」という表現は、送る側が内容を精査し、間違いが無いことを充分確認した上で送付するものですから、送る側のみ使用する表現であり、受け取り側が使用する表現ではないのです。
「確かに査収しました。」といってしまうと、受け取り側が良く確認して受け取りました、ということになり、本来の書類のやりとりにおいてあるべき姿ではなくなってしまいます。
受け取った場合には、「受領」「拝受」等の表現を使うことが正しい表現です。
まとめ
ビジネスシーンで使用される言葉には、意味の似たような言葉が多々あります。
言葉の意味やニュアンスを含めて、適切な言葉選びをしましょう。
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