退職を予定している場合、お世話になった方々へは挨拶メールを送ります。
一斉送信でも構いませんし、個別に送ってももちろん構いませんが、悩むのはメールを送るタイミングでしょう。
ここでは、退職する旨を取引先に伝えるタイミングについて説明します。
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退職を伝えるメールのタイミングは？
退職する旨を伝える場合、自分がいなくなることで迷惑をかけないように、心配をかけないようにする必要があります。
社内であれば、引継ぎ等も行っているでしょうし、諸々の手続きが済んだ最終出勤日の夕方頃がよいでしょう。
これは、職場に対する最後の挨拶のためです。
業務に支障が少ない時間帯で、これまでの感謝を伝えるものですので、一斉送信メールでも良いでしょう。
個別にお世話になった先輩や上司に対しては、個別にメールをしたり、直接挨拶に伺うかと思います。
直属の上司にメールだけで挨拶、ということはほとんどないかとは思いますが、同期や先輩方に対しても、事前に挨拶はしているものの、最終出勤日に改めてメールを送ると良いでしょう。
メールの場合は、業務の支障がでにくい時間に送ると、早めに確認してもらうことが出来ますが、最終出勤日ということもあり、仮に相手から返信があったとしても確認できない可能性があります。
送るタイミングにも気を遣う必要がありますが、最後の挨拶として、相手への感謝の気持ちをこめた、その場に相応しい文面にするよう心がけましょう。
退職の挨拶をメールで取引先に伝えるタイミングは？
さて、職場への挨拶メールのタイミングは最終出勤日と説明しましたが、取引先への連絡はそれよりも前にしておく必要があります。
タイミングとしては、最終出勤日の２～３週前といったところが良いかと思います。
この理由は、業務等に関する諸々の問い合わせ先を伝達したり、自分が退職しても相手が困ることの無いよう、取引先に安心してもらうためです。
社内と違って、取引先に対しては引継が充分出来ることは少なく、将来的に何か会ったときの問い合わせ先が分からなくなることは、取引先にとって業務に支障がでる可能性があります。
このような心配を解消するための期間として２～３週間は必要になります。
また、退職し、同じ業界に転職する場合には、今後お世話になることがあることもあるでしょうから、将来に影響を及ぼさないように良い印象を残して退職することが望ましいことでもあります。
人の印象は、そのまま会社のイメージにもつながることが多々ありますので、これまでお世話になった職場への感謝の意味もこめて、丁寧に、またスムーズに引継ぎを行うようにしましょう。
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退職のメールを取引先に送る例文は？
退職する旨をメールで取引先に送る場合、退職日、そして引継ぎ先である業務の後任者の紹介が必要です。
これは、前述したとおり、取引先に安心してもらうためです。
ここで、取引先に送るメールの例文を紹介します。
「件名 ： 退職のご挨拶（○○会社 ○○）
○○会社 ○○様
平素は大変お世話になっております。○○会社の○○です。
私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により９月３０日をもって退社することとなりました。
○○様をはじめ、貴社の皆様には、○年前より継続しております○○業務において、特にお力添えをいただきまして、心より感謝しております。
本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶になりますことをお詫び申し上げます。
皆様には入社当初より、業務をとおして多くのことを学ばせていただきました。
業務の後任は、同じ部署の○○が勤めさせていただきます。
後日改めて○○がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のご発展と○○様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」
まとめ
退職を伝えるメールを送るタイミングは社内、社外によって異なります。
適切なタイミングでメールするようにしてください。
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