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忘年会の幹事の準備について案内メールや注意点は?

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bounenkaikanjinojyunbi

忘年会の幹事と言えば、確かにやることは多いです。

人数が多ければなおさらだし、余興を挟んだり、挨拶や乾杯の依頼も必要だし…

あれもこれも、と頭がいっぱいになりますね。

そこで、今回は忘年会で幹事がやるべきことを詳しくまとめてみました。

時系列に沿って丁寧にまとめましたので、ぜひ参考にしてくださいね。

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忘年会の幹事の準備について

忘年会で幹事がすることをまとめてみました。

① 主要参加者の参加可能な日にちと時間を抑え、開催日時を決める。

日時を独断で決定し、後で社長や一番役職の高い上長が「その日は予定が…」は絶対NGです。

② 概算予算・場所を決める

出欠確認を取る前に大体の予算・場所を決めておきましょう。

③ 他の参加者の出欠確認

このときにおおよその日時・予算・場所を伝えておきましょう。

④ お店を探す

サイトによって幹事様向けのツールがありますので、それを使うと便利です。

⑤ 開催決定案内メール

忘年会メールといえども、5W2Hで簡潔に。

⑥ タイムテーブルの作成

挨拶・余興の持ち時間を決めます。

⑦ 乾杯などの挨拶・司会者・余興担当者を該当者に依頼

持ち時間も合わせてお伝えしましょう。
余興で準備が必要であれば必ず打ち合わせもすること。

⑧ 当日の準備

必要なものは忘れずに!

⑨ 集金・支払

チェックリストを作って誰が払ったか明確に。
後で誰か解らないけど未収の人がいる、というのは幹事の責任問題です。

忘年会の幹事が送る案内メールの内容は?

幹事が送るメール例をコピペ仕様にしました。

① 出欠確認メール

件名:【要返信・出欠確認】○○支店 忘年会開催決定の件
本文:お疲れ様です。
   主題の件、下記の通り開催が決定いたしましたのでご案内いたします。

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   つきましては皆様に出欠確認を取らせていただきたく思います。

   お忙しいところ恐れ入りますが、下記内容ご確認の上、○月○日○○時までに
   担当:△△までご返信いただけますようよろしくお願いいたします。

                記
日時:●月●日 ●●時開催予定
場所:未定(□□駅近辺)
予算:3,500~4,000円

詳細は決まり次第追ってご連絡差し上げます。

② 詳細案内メール

件名:○○支店 忘年会詳細ご案内の件
本文:お疲れ様です。

主題の件、下記の通りご案内させていただきます。

尚、当日は楽しいイベントなども企画しております。
皆様日頃のお疲れを存分に癒していただければ幸いに思います。

               記
    日時:●月●日 ●●時開始
    場所:居酒屋□□ (□□駅より南に徒歩5分、詳細は下記参照下さい)
    (お店のURLや地図を添付)
    会費:3800円/一人

忘年会の幹事の注意点は?

忘年会の幹事が一番気をつけたいこと、それは

当日のタイムテーブルの乱れ、です。

特に忘年会シーズンともなると飲食店のほとんどが宴会時間を2時間もしくは3時間に区切って予約を取っているはずです。
時間が延びると延長料金を取られたり、最悪宴会の途中で全員店を追い出されたりしてしまいます。

これでは幹事のメンツ丸つぶれですね。

こういったことは

・タイムテーブルはきちんとしたものを作成しておく
・参加者には当日遅刻の無いようにしっかり案内しておく
・挨拶・余興の持ち時間を事前にきっちり伝えておく
・お店側にもし、宴会が延びてしまったらどんな状況になるか、予約時に確認しておく

など事前の準備で防ぐことが可能です。

この他は

・挨拶・乾杯の偉い人順が違う
・宴会中に必要な小道具の不備・もしくは忘れる
・挨拶・乾杯・司会・余興をしてくれた人へのお礼を忘れる

などもありますが、これも準備と、あとちょっとした気遣いで事前にトラブル回避可能です。

まとめ

いくら仕事ではない忘年会といえども、やはり大切なのは事前の準備。
幹事の出来・不出来は前日までの準備で決まります。
仕事といっしょですね。

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