社員の家族等の訃報の連絡を受けたとき、忌引きの手続きや弔電、供花、会葬等の手続きのために、社内関係者に通知する必要があります。
ここでは、社内に訃報の通知をするときの文例や案内の出し方について紹介します。
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訃報の連絡を社内にするには？
社員の家族等の訃報の連絡を受けたとき、まずはその社員の上司や部署内の総務担当者に連絡をします。
訃報の連絡は、まずは一報として誰がいつ亡くなったか、という内容かと思います。
葬儀等の詳細については、葬儀会社と諸々の調整をしたのちに決まりますので、連絡を受けてすぐに確認できるものではありません。
また、ご遺族のつらい気持ちを考えて、社内の連絡窓口はひとつにしたほうが良いでしょう。
窓口になる方から、通夜や告別式等に関して知らせてもらいたい事柄を簡潔に伝えて、諸々の事柄が決まり次第連絡をもらうようにしましょう。
ご遺族の気持ちに配慮した対応とすることを第一と心掛けてください。
社内での対応としては、連絡を受けた訃報が、社員本人のことなのか、社員の家族等のことなのかによって、すべき対応が異なりますので、会社としての対応方法について、規定等で事前に確認しておく必要があります。
訃報の連絡は突然訪れるものなので、連絡を受けてから対応方法を調べたり確認していたのでは、必要な対応が遅れてしまいます。
そうならないよう、事前の確認をきちんとしておきましょう。
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訃報を社内に連絡する場合の例文は？
訃報を社内に周知する場合には、下記のような例文にて周知します。
「当社、〇〇部 〇〇氏のご母堂 〇〇様におかれましては、平成〇年〇月〇日ご逝去されました。
ここにご冥福をお祈りするとともに、謹んでお知らせいたします。
なお、通夜及び告別式につきましては、下記により仏式にて執り行われます。
記
１．通夜 平成〇年〇月〇日（〇）18時00分から
場所 〇〇市○○区〇〇
〇〇ホール
TEL：XXX-XXXX-XXXX
２．告別式 平成〇年〇月〇日（〇）10時00分から
場所 〇〇市○○区〇〇
〇〇ホール
TEL：XXX-XXXX-XXXX
３．喪主 〇〇〇〇様（故人のご主人様）
４．その他 香典等につきましては、〇〇部でとりまとめて行います。
以上」
社内での連絡ですので、故人と社員との関係、続柄を記載します。
また、喪主については、故人との続柄がわかるように記載します。
弔電は喪主宛となりますので、敬称は故人と喪主との関係により、社内周知で使用した敬称とは異なる場合がありますので、弔電を打つ場合には注意する必要があります。
また、通夜や告別式に参列する場合や、弔電、香典を用意する場合には、仏式か神式かによって少し異なるところがありますので、周知する必要があります。
訃報を社内通知するときに家族葬であることを伝える方法は？
一般の告別式の場合については、前述のとおりの方法ですが、葬儀を親族のみで行う、という場合もあるでしょう。
その場合には、その他事項として、次のような文言を添えます。
「４．その他 葬儀等は親族（近親者）のみで執り行われますので、通夜及び告別式への参列並びに香典・供物等につきましては、ご遺族のご意思によりご辞退されております。」
家族葬の場合には、葬儀への参列とともに、お香典等についても辞退される方がほとんどですので、上記のような例文としています。
葬儀の参列等については、連絡を受けた側が決めることではありませんので、葬儀への参列、香典等についてどうしたいか、また社内周知をしてもよいか、ということについて、訃報の連絡を受けたときに確認するようにしましょう。
もし、掲示板等による社内周知を希望しない場合には、社長や総務担当者、その社員の上司や同じ部課の社員にのみ、上述の内容を伝えることとし、関係性のあまりない社員に伝えることは控えるようにします。
繰り返しになりますが、ご遺族の意思を尊重した対応とするよう心がけましょう。
まとめ
社員の家族等の訃報を受けたときの対応として、社内周知の文例等について紹介しました。
突然の訃報で対応が遅くなることの無いよう、社内規定等を含め対応方法について事前に確認しておきましょう。
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